Londyn, Wielka Brytania - 22 kwietnia 2020 r. - Nowe studium badawcze badające wpływ epidemii wirusa Coronavirus na branżę imprez wykazało, że większość organizatorów odkłada swoje imprezy na jesień/opadek tego roku. Badanie pokazuje również, że 50% z nich przenosi swoje wydarzenia online, przy czym większość decyduje się na wydarzenia na mniejszą skalę z transmisją strumieniową, zaangażowaniem wirtualnych uczestników i networkingiem.

Badanie zatytułowane "The Impact of Coronavirus on Meetings & Events" zostało przeprowadzone przez Eventsforce w kwietniu 2020 r. i opiera się na poglądach ponad 550 profesjonalistów z USA i Wielkiej Brytanii, reprezentujących korporacje, stowarzyszenia, instytucje rządowe i edukacyjne, PCO i agencje zarządzające wydarzeniami.

Wpływ na spotkania i wydarzenia

Jednym z głównych celów badania było zbadanie odsetka zdarzeń, które zostały odwołane lub przełożone w wyniku wybuchu epidemii, jak również przypadków, w których zdarzenia te są zmieniane. Wyniki pokazują, że 45% organizatorów odłożyło wydarzenia, 27% odwołało je, a kolejne 25% poszukuje rozwiązań pozwalających na przeniesienie ich wydarzeń do sieci.

Większość wydarzeń, które zostały przełożone, została przesunięta na drugą połowę roku, z 36% w sezonie jesienno-jesiennym i 11% w zimie tego roku. Kolejne 25% przesunęło swoje wydarzenia na 2021 r., a 23% nadal próbuje podjąć decyzję.

"Wyniki pokazują, że epidemia wirusa Coronavirus miała szokujący wpływ na naszą branżę - w tym kwartale odwołano wiele ważnych wydarzeń. Ponad 50% odłożyło również swoje wydarzenia na późniejszy okres roku - podczas gdy inni, tacy jak Facebook i Microsoft, nie będą organizować żadnych dużych wydarzeń fizycznych do lata 2021 roku", powiedział George Sirius, dyrektor generalny Eventsforce.

"Mimo że spodziewamy się poprawy sytuacji w miarę upływu czasu, prawdopodobnie więcej organizacji podąży za ich przykładem i przełoży duże wydarzenia na drugą połowę przyszłego roku oraz przeniesie mniejsze z nich do sieci".

Wyniki pokazują, że podjęcie decyzji o odwołaniu, przesunięciu terminu lub przejściu na system cyfrowy jest jednym z najtrudniejszych wyzwań stojących obecnie przed organizatorami. Inne wyzwania obejmują trudności w planowaniu, biorąc pod uwagę płynność obecnej sytuacji (66%), zmianę warunków umów z dostawcami, sponsorami i wystawcami (34%), zajęcie się kwestiami zwrotu pieniędzy i przepływu gotówki (28%) oraz zapewnienie właściwego zarządzania komunikacją i oczekiwaniami delegatów (25%). Prawie 30% ma również do czynienia z redukcją zatrudnienia i długotrwałymi stratami finansowymi.

Produktywność to kolejny obszar, który ma wpływ na niektórych planistów imprez - 17% ma trudności z utrzymaniem motywacji zespołów, a kolejne 14% uważa, że praca zdalna jest wyzwaniem.

Zapotrzebowanie na wydarzenia wirtualne

Badanie pokazuje, że obecna sytuacja zmusiła wiele organizacji do rozpoczęcia wirtualnych wydarzeń - 50% organizatorów przenosi swoje wydarzenia online, a kolejne 30% rozważa to rozwiązanie.

Na pytanie, co powstrzyma ich organizacje przed organizowaniem wirtualnych wydarzeń, 43% respondentów odpowiedziało, że trudno będzie odtworzyć ich wydarzenia w modelu wirtualnym. Inne kluczowe bariery to niepewność, czy uczestnicy wezmą udział w wydarzeniu oraz brak doświadczenia w prowadzeniu wydarzeń online. Organizatorzy wyrazili również obawy, że technologia może nie działać tak dobrze, jak powinna, co miałoby negatywny wpływ na samo wydarzenie.

W badaniu przyjrzano się również, w jaki sposób organizatorzy przechodzą na technologię wirtualną. Zaledwie 24% organizatorów przenosi całe swoje osobiste doświadczenie eventowe do sieci - większość z nich decyduje się na uruchomienie pomniejszonej wersji swoich dotychczasowych wydarzeń (38%). Kolejne 32% decyduje się na organizowanie sesji online z pewnym zaangażowaniem uczestników i w sieci - podczas gdy 29% dostarcza treść wydarzenia za pośrednictwem samych webinarów.

"Wyniki badania pokazują, że większość organizatorów postrzega wydarzenia wirtualne jako skuteczny sposób na kontynuację wsparcia dla swoich interesariuszy i szerszych społeczności. Korzystając z takich narzędzi jak Eventsforce, organizatorzy wydarzeń mogą z łatwością przesyłać wszystkie swoje treści online poprzez sesje na żywo lub nagrane, zarządzając jednocześnie wydarzeniami w taki sam sposób, jak w przypadku wydarzeń osobistych", kontynuował Syriusz.

Badając rodzaj technologii, jakie organizatorzy rozważają dla swoich wirtualnych wydarzeń - oprogramowanie do obsługi spotkań online, takie jak Zoom, znalazło się na czele listy 75% respondentów. Ponad 40% badanych poszukuje rozwiązań, które wspierałyby transmisje strumieniowe na żywo, podczas gdy kolejne 25% rozważa platformy do udostępniania wideo, takie jak Vimeo, do strumieniowego przesyłania wstępnie nagranych treści. Tylko 13% z nich patrzy na transmisje na żywo za pośrednictwem narzędzi społecznościowych, takich jak Facebook Live.