Jeśli kiedykolwiek zorganizowałeś jakieś wydarzenie, wiesz, że nie wszystko idzie zgodnie z planem i musisz stawić czoła różnym wyzwaniom. Kiedy organizowałem swoją pierwszą imprezę, opowiedziano mi o The Funny Duck Face Rule. Reguła ta mówi, że na zewnątrz powinieneś wyglądać spokojnie i spokojnie. Ale tak naprawdę energicznie wiosłujesz stopami pod wodą, by utrzymać się na powierzchni. Ale nikt nie powinien się o tym dowiedzieć. Do dziś uważam, że jest to najbardziej wartościowa zasada.
Zorganizowanie eventu nie jest zadaniem prostym. Ale potrafię wskazać 10 kluczowych punktów, o których należy pamiętać, aby wszystko poszło dobrze.
1. Zdefiniować cel i format
Wydaje się to dość oczywiste, ale warto mieć krytyczne podejście do tej kwestii. Sformułuj swój cel tak konkretnie, jak to tylko możliwe: czy chcesz przekazać wiedzę uczestnikom, wyrazić wdzięczność partnerom, zebrać fundusze na projekt, czy zaoferować gościom estetyczną przyjemność? Format wydarzenia będzie zależał od odpowiedzi: jego koncepcji, terminu i czasu trwania, podziału ról w zespole, układu sali, cateringu i dźwięku.
Postarajcie się nie utknąć w tradycyjnych formatach. Spójrzcie na "unconference", PechaKucha, format TED, tematyczne brunche, imprezy online, imprezy plenerowe. Liczy się to, że Twój format pomaga w osiągnięciu celu imprezy.
2. Zwróćcie dostateczną uwagę na planowanie
Plan powinien obejmować logistykę, treść i promocję wydarzenia. Stworzyć dokument dostępny dla całego zespołu, w którym każdy członek będzie mógł zapoznać się z zadaniami pozostałych i ogólnym obrazem. Najpierw należy przygotować listę głównych zadań, a następnie uszczegółowić je w miarę możliwości w formie konkretnych kroków, które muszą zostać wykonane. Ważne jest, aby wyznaczyć w planie ramy czasowe: czas potrzebny na wykonanie zadania. Jest on często niedoceniany, a przygotowanie przebiega wolniej niż się spodziewano.
Do planowania można używać szablonów Google, programów takich jak Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Nawet prosty Excel nie zawiedzie cię.
3. Opracuj swój budżet z uwzględnieniem nieprzewidzianych sytuacji
Spójrzcie na listę zadań i odzwierciedlcie je w swoim budżecie. Warto też zastanowić się nad rezerwą na wypadek nieprzewidzianych sytuacji. Na przykład, w mojej pracy zdarzył się incydent, kiedy w dniu imprezy plenerowej padało. Musieliśmy natychmiast zmienić lokalizację i przewieźć cały sprzęt i meble. Lepiej jest myśleć o takich rzeczach z wyprzedzeniem i przygotować się na nie finansowo.
Opcjonalnie możesz skorzystać z tego szablonu budżetowego, dostosować go lub stworzyć własny.
4. Diabeł jest w szczegółach
Jeśli chcesz mile zaskoczyć swoich gości, pomyśl o wszystkim do najdrobniejszego szczegółu: jak się zarejestrują, kto przywita uczestników i jak, jaka muzyka będzie grała, czy masz ciekawy kącik zdjęciowy, jak wyglądają Twoje prezentacje i jak jest ubrany Twój zespół, co robić podczas przerw.
Na przykład podczas rejestracji uczestnicy mogą wziąć udział w krótkim kursie mistrzowskim, zagrać w gry lub obejrzeć film informacyjny.
Spróbuj zaskoczyć ludzi i stworzyć efekt wow, przekroczyć ich oczekiwania w najbardziej zwykłych rzeczy. To jest dokładnie to, co tworzy wrażenie wydarzenia.
5. Sprawdź lokalizację i miej plan B
Zawsze należy osobiście sprawdzić lokalizację już na etapie selekcji. W najbardziej nieoczekiwanym momencie może się okazać, że klimatyzacja nie działa prawidłowo na korytarzu, nie ma toalet dla osób niepełnosprawnych lub sprzęt nie przedostanie się przez drzwi. Dlatego też należy wcześniej sprawdzić takie kwestie.
Raz zorganizowałem konferencję dla 50 osób i godzinę do imprezy, właściciel miejsca poprosił o opuszczenie miejsca bez wyjaśnienia. Ostatecznie spędziliśmy godzinę na szkoleniu z uczestnikami w pobliskim parku, aż znaleźliśmy nową przestrzeń. Można by pomyśleć, że taka sytuacja nie będzie miała miejsca, ale zawsze najlepiej jest mieć plan B.
6. Przydzielenie obowiązków
Bardzo ważny jest podział zadań pomiędzy członków zespołu nie tylko na etapie przygotowań, ale również w trakcie trwania imprezy. Podzielenie obowiązków według stref. Na przykład, ktoś jest odpowiedzialny za strefę rejestracji, ktoś inny za powitanie prelegentów, inna osoba za sprzęt, za catering, komunikację z prasą itp. Każda osoba musi mieć swoją strefę, za którą powinna być odpowiedzialna przez cały czas trwania imprezy.
Daj każdemu członkowi zespołu dokument z przypisanymi mu obowiązkami, tak aby każdy wiedział, do kogo się zwrócić w danej sprawie.
7. Powiedz swojej publiczności o tym wydarzeniu
Nie należy lekceważyć czasu potrzebnego na skuteczną promocję wydarzenia. Rodzaj imprezy, jej docelowa publiczność, zasoby wewnętrzne i budżet - wszystko to decyduje o Twoim podejściu marketingowym. Wybierając swoich partnerów medialnych, skup się na tych, którzy kierują swoją ofertę do odbiorców. Lepiej jest mieć kilku partnerów, ale tych ukierunkowanych, niż mówić o wydarzeniu tylko do wszystkich.
Ważne jest również, aby stworzyć jeden kluczowy komunikat, który będzie nadawany na wszystkich kanałach. Upewnij się, że jest ono krótkie i dokładnie przekazuje ideę wydarzenia Twojej publiczności.
8. Zwróć uwagę na obsługę
Upewnij się, że Twój zespół stosuje się do zasady "Kaczka na twarzy". Bądź przyjazny dla uczestników, prelegentów i partnerów. Staraj się rozwiązywać ich problemy lub pytania i spełniać ich oczekiwania, nawet jeśli czujesz się zmęczony i nie wszystko idzie zgodnie z planem. Pod koniec dnia, to co ludzie pamiętają to jak byli traktowani, a nie atmosfera, którą mówił mówca na scenie.
9. Przeprowadzić ostateczną kontrolę na 24 godziny przed imprezą
Upewnij się, że poinformowałeś uczestników o sposobie dotarcia na miejsce, zaprosiłeś wszystkich ważnych gości i przygotowałeś wydrukowane materiały, materiały audio i wideo. Sprawdź, czy wszyscy rozumieją swoje zadania i obowiązki oraz czy miejsce jest gotowe. W tym celu możesz sporządzić listę kontrolną, taką jak ta.
Podobna lista kontrolna może zostać sporządzona w celu przygotowania kontroli w dniu imprezy: czy wszystko jest na miejscu, działa, jest zrobione na czas.
Koniecznie wydrukujcie program imprezy, niech każdy z członków zespołu i wolontariuszy otrzyma jego kopię. Dodatkowo, podaj wszystkim główny numer telefonu kontaktowego do komunikacji w razie nagłej potrzeby.
10. Poproś o informację zwrotną
Prawdopodobnie będziesz zmęczony i szczęśliwy po imprezie, ale trudno będzie Ci obiektywnie ocenić, jak to wszystko poszło. Dlatego poproś uczestników o wypełnienie drukowanego formularza oceny na koniec imprezy lub formularza online po powrocie do domu. Poproś ich o ocenę różnych aspektów imprezy: logistyki, prelegentów, lokalizacji i pracy organizatorów. Informacje te pomogą Ci uniknąć błędów w przyszłości i poprawić jakość Twoich imprez. Jeśli to możliwe, uzyskaj informację zwrotną za pośrednictwem portali społecznościowych lub nagraj recenzje wideo po zakończeniu imprezy. Przyda się to, jeśli impreza odbędzie się ponownie.
Jakąkolwiek imprezę zorganizujesz, bądź optymistą i nie bój się niespodzianek, a Twoja impreza będzie sukcesem!
