COVID -19 wywarł wpływ na planistów imprez na całym świecie - wiele z nich odwołało i odłożyło na później - a wiele innych przeniosło się na wydarzenia wirtualne. Obecna sytuacja zmienia również sposób, w jaki organizatorzy spędzają swój czas. W rzeczywistości nowe badanie wykazało, że 70% organizatorów imprez ma teraz więcej czasu, a wielu z nich skupia się na edukacji i wprowadzaniu usprawnień w procesach planowania i marketingu.

Widzieliśmy wiele organizacji, które w tych niepewnych czasach wycofały się z działań. Ale może to być również doskonała okazja, aby ludzie cofnęli się, ponownie ocenili strategie i zrobili wszystko jeszcze lepiej, gdy kryzys się pogłębi.

Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się niektórym z rzeczy, które możesz zrobić teraz, aby poprawić swoje wydarzenia w przyszłości:

1) Przejrzystość komunikacji

Jest to idealny czas, abyś ponownie ocenił swoją komunikację. Skorzystaj z tej okazji, aby odświeżyć swój marketing i komunikację. Odkryj wszelkie luki, które wymagają uzupełnienia. Poszukaj nowych sposobów przekazywania wiadomości. Szukaj nowych kanałów do wykorzystania.

Ważne jest, aby utrzymywać otwartą linię komunikacji z delegatami i angażować ich w komunikację za pomocą poczty elektronicznej, strony internetowej wydarzenia oraz odpowiednich kanałów mediów społecznościowych. Jeśli masz aplikację na swoje wydarzenie, użyj jej jako narzędzia zaangażowania. Nawet jeśli Twoje wydarzenie może zostać odwołane lub przełożone, nadal możesz przepchnąć zawartość aplikacji, aby utrzymać zainteresowanie delegatów i poinformować ich o swoich planach na przyszłość.

Zaangażuj widzów w marketing treści. Nie przestawaj tworzyć treści. Wykorzystaj część swojej historycznej zawartości, twórz webinaria i dostarczaj inne wirtualne wydarzenia. Ale przede wszystkim, komunikuj się i przede wszystkim przekazuj wartościowe treści.

Powiązane czytanie: Coronavirus - Jak zarządzać oczekiwaniami delegatów

2) Przeglądaj swoje dane

Wyniki badań pokazują, że ponad 1 na 3 planistów imprez poświęca obecnie swój czas na poprawę sposobu gromadzenia, zarządzania i wykorzystywania danych dotyczących imprez. I to jest coś naprawdę ważnego.

Dane o zdarzeniach to złoty pył. Im więcej ich używasz we właściwy sposób, tym większą wartość mogą one wnieść do Twojej organizacji. Jednak wielu organizatorów zazwyczaj nie ma wystarczająco dużo czasu, aby zarządzać nim tak dobrze, jak chcieliby. Nie byli w stanie uzyskać informacji, których potrzebują, ani zrobić z tym czegoś pożytecznego.

Poświęcenie tego czasu na "dopasowanie swoich danych" może przynieść ogromne możliwości biznesowe dla Twoich wydarzeń wirtualnych lub wydarzeń na żywo, gdy w końcu sprawy nabiorą tempa (i nabiorą tempa). Wykorzystaj ten czas teraz do analizy zdarzeń z przeszłości. Zanurz się w danych przechowywanych w Twoim systemie zarządzania wydarzeniami i lepiej zrozum swoich delegatów. Spójrz na to, co zadziałało, co nie zadziałało, gdzie zarobiłeś na swoich wydarzeniach, a co ważniejsze, gdzie nie.

Dane o zdarzeniach są niezbędne do podejmowania wnikliwych i świadomych decyzji w celu opracowania strategii wydarzeń. Wykorzystaj ten czas, aby dobrze przyjrzeć się swoim danym i dowiedzieć się, co one mówią, aby pozostać konkurencyjnym i poprawić sytuację w przyszłości.

Powiązane czytanie: Jak zbierać dane o wartościach ze zdarzeń

3) Segmentacja publiczności

Kiedy kryzys się skończy, będzie ogromna konkurencja, ponieważ planiści imprez walczą o nadrobienie straconego czasu i utratę dochodów. Ale gdy konkurencja będzie jeszcze większa, będziecie musieli się wyróżniać i przyciągać ludzi na swoje imprezy jak nigdy dotąd. To, co pomoże Ci jednak, to posiadanie jasnego pomysłu na to, do kogo i w jaki sposób będziesz celował. I nadszedł czas, aby zacząć się temu przyglądać.

Do kogo kierują Państwo swoje działania jako do nabywców? Czy są oni odpowiednimi nabywcami dla Twoich wydarzeń? Czy kategoria kupujących jest zbyt szeroka? Czy powinieneś ich dalej segmentować? Zazwyczaj jest to dobry pomysł. Na przykład, jeśli ukierunkowujesz się na stowarzyszenia i dokonałeś segmentacji od korporacji, to jest to dobry pierwszy krok, ale nie jest on wystarczający.

Są setki skojarzeń, więc którego segmentu szukasz? Może to stowarzyszenia medyczne, może to stowarzyszenia eventowe, a może to zupełnie inny sektor. To nie ma znaczenia, dopóki wiesz, dlaczego kierujesz się w stronę tego sektora. Im bardziej jesteś konkretny, tym lepiej. To pomoże Ci się skupić i wymyślić dla nich nowe produkty i usługi. Ułatwi to również personalizację wydarzeń.

4) Oceń swoją technologię imprez

Technologia to kolejny obszar, na którym obecnie koncentrują się organizatorzy, a 37% z nich wykorzystuje ten czas do oceny systemów, z których korzystają (lub chcą korzystać) podczas swoich imprez.

Jeśli zdarzy ci się mieć więcej czasu z powodu tego wszystkiego, co się dzieje, to ma sens zrobić to teraz. Jeśli opierasz się na oprogramowaniu do zarządzania imprezami lub innych rozwiązaniach technicznych, których używasz podczas imprez, będziesz wiedział, jak ważne jest zachowanie należytej staranności i kontrola nad sytuacją.

Na przykład, jeśli inwestycji dokonano w celu zaoszczędzenia czasu i pieniędzy, to trzeba się upewnić, że do dziś spełnia ona tę obietnicę. Jeśli miało to na celu stworzenie lepszego doświadczenia dla uczestników, to powinieneś mieć dobre pojęcie o tym, na ile jest to skuteczne. A jeśli Twój zespół kierowniczy zapyta, czy technologia pomaga w osiągnięciu celów biznesowych wyznaczonych wokół Twoich wydarzeń, wtedy również musisz mieć odpowiedź. Dobrą. W przeciwnym razie, gdzie jest zwrot z inwestycji?